Что такое поглотители времени и как с ними бороться?
1. Не отвлекайтесь, или хронофаг №1
Первый тип поглотителей времени – так называемые прерывающие события. Вы делаете какую-то работу, но тут к вам подходит коллега и задает вопрос. Звонит телефон. Приходит по почте срочный вопрос от клиента... И каждый раз вы отвлекаетесь и выпадаете из процесса. Вы тратите время на ответ, консультацию, извинения, что вы заняты. Вам трудно вернуться к прежней сосредоточенности на задаче. В результате то дело, которое может быть сделано за несколько часов, растягивается на два дня.
Что делать?
— Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время, когда вы перезвоните.
— Договаривайтесь о любых личных контактах заранее.
— Переложите часть прерывающих событий на подчиненных. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону.
— Поставьте на стол красный флажок и договоритесь с коллегами, что когда флажок на столе, это означает «я занят, подойдите через 15 минут». Но не злоупотребляйте этим методом и не ставьте флажок без серьезного повода.
— Тренируйте силу воли, учитесь не отвлекаться по любому поводу.
2. Не тратьте время впустую, или хронофаг №2
Очень опасными поглотителями времени являются мероприятия, события и времяпровождение, не отвечающее вашим задачам. К этому типу хронофагов относятся, например, корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать по протоколу, «для галочки». Сюда же относятся ситуации, когда вы договорились о встрече, а человек опаздывает и вам приходится его ждать, или бесцельная болтовня с коллегами, постоянные перекуры, просматривание соцсетей.
Что делать?
— Договоритесь с коллегами или начальством, что вы будете лишь на той части совещания, где ваше присутствие необходимо.
— Обсудите возможность делать какую-то работу прямо на совещании, если вам не нужно участвовать в обсуждении и вы не будете отвлекать коллег.
— Отправляясь на встречу, возьмите с собой ноутбук. Тогда, если вам придется ждать, это время не пропадет.
— Выделите специальные часы для общения с коллегами.
3. Контролируйте хаос, или хронофаг №3
Хаос — это то, что забирает наше время в результате неумения оптимизировать работу, планировать задачи, выстраивать приоритеты и оценивать собственные возможности. Нечетко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить быстро и эффективно.
Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегические задачи постепенно приводит к ухудшению результатов работы. Отказ от собственных эмоциональных и физических потребностей приводит к срывам, из-за которых полезная деятельность может надолго остановиться.
Что делать?
— Составляйте планы на день, на неделю, на месяц.
— Учитывайте в плане время, которое необходимо вам на отдых, питание, восстановление сил.
— Определите, какие задачи наиболее важны, а какие можно отложить.
— Разберитесь на своем рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой.
— Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось встречаться или собираться повторно.
— Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня.
— Проанализируйте получившийся результат и используйте его для дальнейшего планирования.
4. Не беспокойтесь, или хронофаг №4
Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции — в том числе и такие, которые могут препятствовать быстрому и эффективному решению задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем, из-за которых мы теряем много времени — боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), волнение, синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания.
Что делать?
— Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему.
— Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания.
— Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы она начала решаться.
— Обратитесь за индивидуальной помощью в решении эмоциональных проблем к тренеру или психологу.
5. Разделяйте ответственность, или хронофаг №5
Нередко мы ничего не успеваем, потому что слишком много берем на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам, мы берем на себя ответственность за чужие дела, нам проще сделать самому, чем кого-то попросить. А если мы просим, то не умеем вовремя проконтролировать результат и исправить допущенные ошибки. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными.
Что делать?
— Освойте технологию конструктивного отказа. Формула конструктивного отказа выглядит примерно так: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ). Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива).
— Избавьтесь от чувства вины, если не можете помочь.
Совершенствуйте ваши управленческие и коммуникационные навыки с помощью курсов, тренингов или индивидуальной работы с коучем.
Самый эффективный метод борьбы с хронофагами, пожирающими ваше время — узнать их в лицо, то есть понять, на что именно уходит ваше время и как его оптимизировать.
